存證信函是什麼？
存證信函本質上就是「私人間」的信函而已，並不代表任何法院、地檢署或其它公權力機關，而因存證信函寄件時為一式三份（即除寄給對方外，自己與郵局均會留存一份），因此，存證信函相較於一般信函，較容易證明：寄件者曾表明某種立場或事項過。
但要特別注意的是，依《郵政規則》第103條規定，存證信函只有保存三年而已，並非永久保存：「存證信函存局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。
存證信函的目的？
在日常生活中，存證信函最常被使用的目的，主要有二：
1. 針對某個糾紛表明立場
例如：在對方欠錢不還的例子中，通常會在信件內表明：錢款總額、應於何時還款，以及不還款時，後續將會採取如何之行動（如提起民事訴訟）。
簡單來說，就是在正式進入訴訟以前，給對方一點「警告」意味，希望對方能依約給付，否則不排除日後雙方對簿公堂。
2. 對於曾為某意思表示留存證據
同樣舉前述對方欠錢不還的例子，在一般借貸關係中，請求權時效為15年，也就是在這15年間，如果都沒有向對方「請求」還錢，則對方日後可以主張「時效抗辯」而不用還錢。
因此，為了證明曾在這15年內，有向對方「請求」還錢過，寄發存證信函不失為一個比較正式的證據保存方式。
但要注意的是，依《民法》第130條規定，於「請求」還錢後，如果沒有在6個月內起訴，則不會產生時效中斷的效果。
存證信函該怎麼寫？
在寫存證信函時，盡量言簡意賅，因若寫太多，除無法聚焦立場外，更可能不小心寫出對自己不利的字句，而使對方日後在訴訟上大做文章。
以下同樣舉對方欠錢不還的例子，在寫存證信函時，盡可能掌握以下三點原則：
1. 特定糾紛事實
例如：於某年某月某日我曾借50萬元給你，雙方約定利息為幾%，並約定應於某年某月某日還款...；而非單純寫：關於之前借你的那筆50萬元...。
2. 表明立場
例如：請對方應於函到後幾日內返還借款，或商討後續處理方式。
3. 對方未回覆時之後續行動
例如：若對方於函到幾日內，都未回覆時，將訴諸法院。
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